Privacy & Cookie Policy

Ultimo aggiornamento: 19 Febbraio 2026

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione dei servizi offerti da Axentia in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti, nonché la politica relativa ai cookie e alle tecnologie di archiviazione locale.

1. Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento è Axentia Lean Automation. Per qualsiasi informazione inerente la privacy, è possibile scrivere a: [email protected].

I dati identificativi completi del Titolare (sede legale, partita IVA) saranno integrati in questa sezione al momento della formale costituzione dell'attività.

2. Ambito di Applicazione

La presente informativa si applica ai seguenti servizi:

• Sito vetrina (axentia-automation.it): sito informativo accessibile a tutti i visitatori.
• Dashboard (dash.axentia-automation.it): piattaforma riservata ai clienti dotati di account, utilizzata per la gestione di automazioni, knowledge base, assistenza AI e supporto tecnico.

3. Dati Raccolti e Finalità

A. Sito Vetrina

I dati personali forniti volontariamente tramite il modulo di contatto (Nome, Email, Messaggio) vengono trattati per le seguenti finalità:

• Evasione delle richieste: per rispondere alle domande poste dall'utente o fornire i preventivi richiesti.
• Comunicazioni promozionali (opzionale): solo previo esplicito consenso, per l'invio di newsletter o aggiornamenti sui nostri servizi.

B. Dashboard

Per l'erogazione dei servizi della dashboard, vengono trattati i seguenti dati:

• Dati di account: indirizzo email, nome visualizzato, ruolo e identificativo aziendale, utilizzati per la gestione dell'accesso e l'autenticazione.
• Dati operativi: metriche di esecuzione dei workflow e indicatori di performance (KPI), necessari per l'erogazione del servizio di monitoraggio.
• Knowledge base: documenti caricati dall'utente (PDF, DOCX, TXT, CSV, XLSX), dai quali vengono estratti testo ed embedding vettoriali, necessari per il funzionamento del servizio di ricerca semantica e assistenza AI.
• Chat AI: messaggi inviati, eventuali file allegati e identificativo di sessione, necessari per fornire l'assistenza conversazionale basata su intelligenza artificiale.
• Ticket di supporto: oggetto, descrizione, messaggi e priorità, necessari per la gestione delle richieste di assistenza tecnica.

4. Base Giuridica del Trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche ai sensi dell'art. 6 del Regolamento UE 2016/679:

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b): per i dati di account, i dati operativi della dashboard, la knowledge base, la chat AI e i ticket di supporto, il trattamento è necessario per l'esecuzione del servizio contrattualmente previsto.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f): per il trattamento dei dati del modulo di contatto del sito, al fine di dare seguito alle richieste ricevute.
• Consenso (art. 6.1.a): per i cookie analitici e per l'invio di comunicazioni promozionali, il trattamento avviene solo previo esplicito consenso dell'utente, revocabile in qualsiasi momento.

5. Modalità e Luogo del Trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e telematici, con logiche organizzative strettamente correlate alle finalità indicate. I trattamenti hanno luogo presso server sicuri situati all'interno dello Spazio Economico Europeo.

L'autenticazione è gestita tramite servizi cloud conformi a standard di sicurezza internazionali. L'architettura della piattaforma garantisce l'isolamento dei dati: ogni azienda cliente accede esclusivamente ai propri dati.

I dati sono curati solo da personale tecnico incaricato o da eventuali fornitori di servizi tecnologici che agiscono in conformità alle normative europee sulla protezione dei dati.

6. Trasferimenti di Dati Extra-UE

Alcuni servizi tecnologici utilizzati per l'erogazione dei servizi possono comportare il trasferimento di dati personali verso paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare gli Stati Uniti.

Tali trasferimenti avvengono sulla base di Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea, decisioni di adeguatezza o altri meccanismi di garanzia previsti dal Capo V del GDPR.

Per i servizi di hosting statico e CDN, i dati eventualmente trasferiti sono limitati a metadati tecnici di connessione.

7. Servizi di Intelligenza Artificiale

La dashboard utilizza servizi di intelligenza artificiale forniti da terze parti per l'elaborazione di documenti, la generazione di embedding vettoriali e l'assistenza conversazionale (chat AI).

I dati inviati a tali servizi — in particolare i testi dei documenti caricati nella knowledge base e i messaggi della chat — sono trattati dal rispettivo provider AI secondo i propri termini e condizioni di servizio.

I dettagli sui provider AI specifici utilizzati per ciascun progetto sono comunicati al cliente nei termini contrattuali del singolo progetto.

Axentia seleziona provider che offrono garanzie adeguate in materia di protezione dei dati e, ove disponibile, attiva le opzioni che impediscono l'utilizzo dei dati dei clienti per l'addestramento dei modelli di intelligenza artificiale.

8. Ruolo di Axentia nel Trattamento dei Dati

In relazione ai dati trattati tramite la dashboard:

• Axentia agisce come Titolare del trattamento per i dati di account, autenticazione, dati operativi e ticket di supporto.
• Axentia agisce come Responsabile del trattamento (data processor) per i documenti caricati dal cliente nella knowledge base. In tal caso, il cliente rimane Titolare dei dati contenuti nei propri documenti.

Il cliente è responsabile di assicurare che i dati caricati nella knowledge base siano trattati in conformità alla normativa applicabile, incluso l'ottenimento di eventuali consensi necessari da parte dei soggetti i cui dati personali siano contenuti nei documenti.

9. Cookie e Tecnologie di Archiviazione Locale

I servizi di Axentia utilizzano cookie e tecnologie di archiviazione locale del browser per garantire il corretto funzionamento e migliorare l'esperienza d'uso.

• Cookie tecnici (sito e dashboard): strettamente necessari per permettere la navigazione e la fruizione dei servizi web.
• Archiviazione locale (solo dashboard): la dashboard utilizza sessionStorage e localStorage del browser per gestire la sessione utente (endpoint di servizio, ruolo, identificativo sessione chat). Questi dati rimangono nel browser dell'utente e non vengono trasmessi a terzi.
• Cookie analitici (con consenso): utilizziamo Google Analytics 4 con indirizzo IP anonimizzato per raccogliere dati statistici aggregati sull'uso dei servizi, senza profilare l'utente. Questi cookie sono attivati solo previo esplicito consenso.

È possibile gestire o revocare il consenso ai cookie in qualsiasi momento tramite l'apposito banner presente nei servizi o le impostazioni del proprio browser.

10. Conservazione dei Dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti:

• Dati di account: conservati per la durata del rapporto contrattuale e cancellati entro 30 giorni dalla chiusura dell'account.
• Knowledge base: conservata per la durata del servizio e cancellata, inclusi gli embedding vettoriali, su richiesta del cliente o alla cessazione del rapporto contrattuale.
• Ticket di supporto: conservati per 24 mesi dalla chiusura del ticket.
• Dati del modulo di contatto: conservati per 12 mesi dalla ricezione della richiesta.
• Cookie analitici: secondo le policy di Google Analytics (14 mesi per impostazione predefinita).

11. Diritti degli Interessati

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), l'utente ha diritto in qualunque momento di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza dei propri dati e richiederne una copia.
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati, inclusi gli embedding vettoriali derivati dai documenti caricati.
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge.
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento dei propri dati per motivi legati alla propria situazione particolare.
• Revoca del consenso: revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti, è sufficiente inviare una richiesta all'indirizzo [email protected]. Il Titolare fornirà riscontro entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente: il Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

12. Modifiche alla Presente Informativa

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualunque momento. Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data di ultimo aggiornamento indicata in alto. Si invita l'utente a consultare periodicamente questa pagina per prendere visione dell'informativa più aggiornata.